Le guide ultime de la télécopie sans papier

On pourrait penser qu’à l’ère des lieux de travail sans papier et des documents numériques, le télécopieur à papier et à encre serait prêt à fonctionner. Cependant, la télécopie est encore une facette importante de certaines entreprises. C’est juste que maintenant, avec le développement progressif de la technologie, la télécopie via Internet est devenue possible. Le télécopieur est passé au numérique, grâce à la possibilité d’échanger instantanément des informations depuis Internet ou le cloud vers des ordinateurs, téléphones, tablettes et autres appareils mobiles. Vous n’aurez peut-être plus jamais à vous soucier des télécopies manquées, des signaux d’occupation ou des bourrages papier.

La télécopie sans papier suit les mêmes principes que la transmission par télécopie, sauf qu’au lieu d’un télécopieur, elle se fait via un logiciel numérique. Chaque utilisateur qui s’inscrit à un service de fax en ligne se voit attribuer un numéro de fax. Les clients peuvent envoyer des télécopies à ce numéro sans utiliser de télécopieur, et n’importe qui peut envoyer des télécopies à ce numéro par courrier électronique. L’avantage de la télécopie en ligne est que vous économisez de l’argent et que vous disposez de plus d’options pour l’envoi et la réception de télécopies.

Grâce à un service de fax en nuage, vous pouvez payer à l’avance pour les pages dont vous aurez besoin chaque mois. Vous pouvez faxer comme d’habitude, quand et où vous le feriez normalement, mais sans les frais de papier, d’impression ou de service. De plus, si vous constatez une augmentation du nombre de télécopies à certaines périodes de l’année, que ce soit à l’arrivée ou au départ, vous pouvez automatiquement ajuster votre forfait pour répondre à vos besoins. Étant donné que les services de télécopie en ligne ne vous facturent que ce dont vous avez besoin, la télécopie sans papier est un moyen plus flexible et plus économique d’envoyer des documents.

Si vous envisagez de passer d’un télécopieur à un service de télécopie Internet en ligne, cet article sera votre meilleur guide pour la télécopie sans papier.

Notions de base sur la télécopie sans papier

La télécopie sans papier est effectuée via un service hébergé – vous n’aurez pas à acheter ou à configurer de serveurs de télécopie, de modems ou de logiciels spécifiques. Au lieu de cela, vous payez pour un service de télécopie Internet tiers pour convertir vos e-mails en télécopies et les télécopies en e-mails. Voici un aperçu de l’envoi et de la réception d’un fax en ligne :

Envoi d’un fax

1. Créez un nouvel e-mail.
2. Entrez le numéro de fax de votre contact.
3. Joignez le(s) document(s) que vous souhaitez faxer à cet e-mail.
4. Cliquez sur le bouton envoyer.
5. Votre fournisseur de fax en ligne reçoit le fax, l’encode au bon format et le transmet à votre destinataire via les lignes téléphoniques.

Réception d’un fax

1. L’expéditeur peut utiliser un télécopieur ordinaire pour envoyer une télécopie via des lignes téléphoniques.
2. Le fax est reçu par votre service de fax hébergé via ses serveurs de fax en ligne.
3. Votre service de fax en ligne numérise le fax et l’envoie sous forme d’e-mail.
4. L’e-mail est ensuite envoyé dans votre boîte aux lettres.

Gardez à l’esprit que la télécopie en ligne est très différente de l’e-mail et qu’elle est beaucoup plus sûre que l’e-mail. Les e-mails normaux n’étaient pas destinés à être sécurisés ou privés, ils ont été créés pour votre commodité. Au contraire, le fax en ligne a été spécialement conçu pour aider les entreprises à envoyer et recevoir des données cruciales sur Internet via un appareil ou un ordinateur de manière sécurisée.

Lorsque vous utilisez la télécopie sans papier, tous vos fichiers et documents sont cryptés. En conséquence, vous pouvez soumettre des accords, des factures et des déclarations de revenus via Internet sans craindre de perdre des données importantes à cause d’un pirate informatique. En plus de tout cela, les fax peuvent être envoyés depuis un appareil mobile car le courrier électronique est le seul outil nécessaire pour envoyer et recevoir des fax Internet.

Autres caractéristiques clés de la télécopie sans papier

En implémentant la télécopie sans papier dans votre entreprise, vous introduisez de nouvelles fonctionnalités qui ont le potentiel de changer de nombreuses facettes de votre entreprise. Ces fonctions peuvent ne pas être disponibles sur les télécopieurs traditionnels.

• Les services de fax en ligne n’ont pas de signaux d’occupation – Lorsque plusieurs personnes télécopient le même numéro en même temps, elles reçoivent un signal d’occupation lorsqu’elles tentent d’envoyer leur télécopie à l’aide d’un télécopieur ordinaire. Ce n’est pas le cas avec la télécopie sans papier. Les fax entrants sont reçus par les fournisseurs de fax en ligne sur différents serveurs, donc même si vous recevez un grand nombre de fax en même temps, votre fournisseur de fax dispersera ces fax sur plusieurs serveurs.
• Les services de fax en ligne peuvent envoyer différents formats de fichiers – L’impression d’un document, sa modification, puis sa transmission via la ligne de télécopie sont l’une des étapes les plus fastidieuses de la télécopie ordinaire. Alors que dans la télécopie en ligne, vous avez rarement à vous soucier des formats ou des types de fichiers. Les principaux services de fax en ligne prennent désormais en charge des dizaines de types de fichiers, y compris des extensions courantes telles que PDF, DOC, JPG et bien d’autres. De plus, les services de fax peuvent vous indiquer comment faxer un PDF. Cela simplifie grandement la méthode de télécopie.
• Vous pouvez configurer votre propre service de télécopie à la maison – Lorsque vous vous inscrivez à un service de télécopie en ligne, vous pouvez croire que l’entreprise dispose d’un mur de télécopieurs prêts à être utilisés par ses abonnés. Ce n’est pas correct. Au lieu de cela, les fournisseurs de fax en ligne utilisent des serveurs Web pour générer des télécopieurs virtuels. Pour utiliser cette fonction, vous n’avez besoin que d’une ligne téléphonique connectée à votre ordinateur. Connectez simplement une ligne téléphonique à votre ordinateur de bureau ou portable, ou achetez un adaptateur. Ensuite, terminez l’assistant de configuration de télécopie et vous êtes prêt.
• Télécopie mobile – Comme mentionné précédemment, avec un appareil mobile, vous pouvez envoyer et recevoir des fax de n’importe où et à tout moment. Tant que votre appareil mobile a accès à Internet, vous pouvez envoyer et recevoir des fax comme vous le feriez à partir d’un PC. De toute évidence, la télécopie mobile est un autre outil utile pour tout professionnel qui est rarement au bureau.

Pourquoi la télécopie sans papier est meilleure que la télécopie traditionnelle

Dans un environnement de plus en plus technologique, le fax sans papier est une réponse moderne à une problématique traditionnelle. Comme vous le savez déjà, la télécopie sans papier vous permet de télécharger des documents électroniques vers un service de télécopie en ligne, qui traduit et transmet en toute sécurité les documents au numéro de télécopie approprié. Le fait que vous n’ayez jamais affaire à des télécopieurs traditionnels est peut-être l’avantage le plus évident et le plus pratique de la télécopie par Internet. Cependant, il existe d’autres facteurs qui rendent la télécopie sans papier plus pratique que le télécopieur ordinaire, tels que :

• Configuration et utilisation faciles – Pour bénéficier des services de fax en ligne, il vous suffit d’acquérir un ordinateur de bureau ou un smartphone avec connexion Internet et de souscrire à un forfait. Ensuite, installez le logiciel nécessaire ou visitez la page Web du fournisseur à l’aide d’un navigateur et suivez les étapes pour terminer la configuration unique. C’est étonnamment simple et ne nécessite pas beaucoup de puissance cérébrale pour comprendre.
• Sécurité et confidentialité des fichiers améliorées – La télécopie sans papier est plus sûre que la télécopie traditionnelle, car les documents contenant des informations importantes ne seront jamais laissés exposés sur le télécopieur. Les fichiers sont cryptés pendant le transfert, et lorsque vous recevez un fax, il ne sera disponible que pour ceux qui ont accès à l’adresse e-mail spécifiée ou qui se connectent avec un mot de passe au service de fax en ligne.
• Tenue de dossiers simple – Le stockage des télécopies est simplifié grâce à la télécopie sans papier. En effet, vous pouvez trier et stocker numériquement des documents immédiatement à partir de votre courrier électronique plutôt que de les conserver dans des classeurs volumineux ou de numériser des télécopies réelles à des fins de stockage électronique.
• Flexibilité de l’emplacement – Étant donné que les télécopies entrantes arrivent directement dans votre boîte de réception grâce à la télécopie sans papier, vous pouvez recevoir des télécopies de n’importe où dans le monde. Que vous travailliez à domicile pour la journée ou en voyage d’affaires, vous aurez toujours un accès rapide à tous les fichiers cruciaux qui vous sont faxés. La même chose peut être dite pour l’envoi de fax car vous soumettez simplement les documents électroniques au serveur de fax en ligne.
• Commodité – Plus besoin d’attendre que le télécopieur de l’entreprise imprime ou envoie grâce à la télécopie sans papier ! Les fax sortants peuvent être téléchargés électroniquement en un seul clic depuis votre bureau, et les fax entrants peuvent également être trouvés dans votre boîte de réception de courrier électronique. Vous pouvez envoyer le même fax à plusieurs numéros de fax en même temps, et les fax sortants peuvent être reçus par de nombreuses personnes figurant sur une liste de diffusion par courrier électronique.
• Empreinte carbone réduite – Malgré le fait que l’employé moyen utilise 10 000 feuilles de papier chaque année, chaque personne aux États-Unis récupère 334 livres de papier pour le recyclage. Ainsi, la mise en œuvre de la télécopie sans papier réduit non seulement le nombre d’arbres consommés et l’empreinte carbone associée à la production de produits en papier, mais contribue également à la création d’une société durable.
• Signatures numériques – Les signatures numériques sont parmi les principales raisons pour lesquelles la télécopie sans papier est si avantageuse pour les entreprises, car elles sont légalement plus solides que les signatures obtenues par d’autres moyens. Les services de fax en ligne vous permettent de signer virtuellement n’importe quel fichier sans avoir à l’imprimer.

De plus, répondre rapidement aux clients et aux clients est généralement considéré comme un signe de compétence et de professionnalisme dans l’environnement en évolution rapide d’aujourd’hui. Les entreprises qui tardent à réagir risquent d’être laissées pour compte. Cela dit, la télécopie sans papier est plus essentielle à l’ère numérique d’aujourd’hui en raison de la volonté de répondre plus rapidement et plus efficacement.

Dernières pensées

Comme vous pouvez le constater, la télécopie sans papier est une solution simple, économique et rapide pour faire passer votre entreprise à un autre niveau. Vous n’aurez pas à acheter de nouvel équipement ou à investir dans des logiciels, qui pourraient vous coûter des centaines, voire des milliers de dollars. Vous n’avez besoin que d’un ordinateur ou d’un appareil mobile et d’une connexion Internet. N’hésitez pas à vous référer à nouveau à ce guide lorsque vous décidez de vous passer du papier.