9 façons de sécuriser les documents indépendants
Les pigistes traitent toujours les commandes des clients qui impliquent des documents tels que des accords, des travaux et des documents académiques. Chaque client vous envoyant des fichiers différents et devant travailler dessus et les renvoyer, vous risquez de les mélanger, de les perdre ou de voir quelqu’un intercepter les documents et les utiliser à d’autres fins.
Ces documents sont indispensables aux clients ; par conséquent, la confidentialité et la sécurité des données devraient être une priorité. En tant qu’indépendant, vous devez définir toutes les étapes nécessaires à la gestion et à la sécurisation de ces documents. Si les clients peuvent vous faire confiance avec leurs documents, vous construirez votre portefeuille en tant que pigiste de premier plan, ce qui vous donnera plus de succès.
Comment sécuriser les documents
Lorsque vous commencez à communiquer avec les clients, vous devez être prêt à sécuriser la conversation car elle contiendra des données vitales et sensibles que vous ne devriez pas partager avec des personnes non autorisées ou perdre au profit de pirates.
Lors de la création, du stockage et du partage de documents, vous devez les sécuriser des manières suivantes :
- Utiliser des signatures électroniques
Les signatures vérifient l’authenticité d’un document. Lorsqu’un document est partagé entre les parties et qu’elles le signent toutes les deux, il devient difficile de modifier les documents par la suite ou de commettre une falsification du même document. Une signature électronique fonctionne, de la même manière, en validant l’authenticité et l’identité du signataire, ce qui garantit que le document n’est partagé qu’avec la bonne personne.
En tant que pigiste, vous devez toujours encourager vos clients à signer un accord dans lequel vous signez tous les deux électroniquement et utilisez un logiciel qui permet de suivre qui a signé le document et à quelle heure. Les signatures numériques cryptent également les données du document et toute autre information ajoutée après la signature rend la signature invalide.
Également utilisé pour crypter les données d’un document, et seuls ceux qui ont une signature valide peuvent accéder au document.
- Utilisez des mots de passe sur vos documents
La plupart des pigistes laissent toujours leurs documents non sécurisés sans se rendre compte que n’importe qui pourrait les ouvrir, les partager ou modifier le contenu des documents. Il peut être trouvé sur le bureau ou dans d’autres dossiers facilement accessibles au public. Laisser vos documents sans protection augmente la vulnérabilité, si votre ordinateur est accessible à d’autres personnes.
Par conséquent, vous devez créer un dossier protégé qui contiendra tous les documents indépendants et utiliser un mot de passe unique sur le dossier. De plus, vous devez séparer les documents des clients de vos documents.
- Utiliser des solutions de sauvegarde
Lorsque vous travaillez avec des documents, vous pouvez les perdre lorsque votre ordinateur tombe en panne, ou vous pouvez accidentellement les supprimer ou les écraser. Essayer de refaire le travail sera trop, surtout si vous travaillez avec des délais et que vous devez le terminer avant.
Investir dans une solution de sauvegarde peut vous aider à sécuriser vos documents afin que vous ne puissiez pas les perdre ou les supprimer accidentellement. Un bon logiciel enregistrera toutes les modifications, et si vous écrasez les modifications, vous pouvez toujours trouver l’ancienne version sur laquelle vous avez travaillé. Cela vous fera également économiser de nombreuses heures si vous devez apporter des corrections, car vous pouvez obtenir le document à partir de l’endroit où vous l’avez sauvegardé.
- Mettez à jour votre logiciel et votre matériel
Vos logiciels et matériels jouent un rôle important dans la sécurisation de vos documents. Le logiciel que vous utilisez pour éditer, vérifier le plagiat ou relire des documents doit être fiable pour assurer la sécurité de vos données ; par conséquent, ses caractéristiques de sécurité devraient être de classe A. La plupart de ces solutions logicielles mettent toujours à niveau les fonctionnalités à chaque version ultérieure. Le même cas s’applique au matériel que vous utilisez lorsque vous manipulez des documents.
Pour vous assurer de ne manquer aucune fonctionnalité de sécurité, vous devez vous assurer de mettre à jour votre logiciel et votre matériel avec les dernières versions. Conserver les anciennes versions peut vous faire économiser de l’argent, mais en fin de compte, cela vous rendra vulnérable aux attaques et à d’autres risques, et vous risquez de perdre vos documents.
- Ne partagez pas de documents avec des parties non autorisées
Il va sans dire que le partage de documents avec des personnes non autorisées constitue une violation de la confidentialité des données. Cependant, la plupart des pigistes ont tendance à l’oublier ou à le prendre à la légère lorsqu’ils traitent les documents des clients. Dans de tels cas, un pigiste peut partager le travail avec sa famille ou ses amis, demander de l’aide ou le donner comme échantillons à d’autres pigistes.
Non seulement c’est contraire à l’éthique, mais c’est aussi une menace pour la sécurité des documents et de l’ensemble du projet. Les personnes avec qui vous partagez les documents peuvent les dupliquer et les utiliser pour un projet similaire, mettant ainsi en péril votre travail.
De plus, les personnes que vous partagez avec les documents peuvent également les partager avec d’autres et aggraver le cas.
- Installer les informations de sécurité
Certaines menaces peuvent provenir de messages électroniques ou de logiciels que les clients vous demandent d’ouvrir et d’installer. Vous pouvez penser qu’ils sont liés au travail, et une fois que vous ouvrez le message ou installez le logiciel, votre système sera attaqué et vous perdrez tous les documents, dont certains ne sont toujours pas soumis aux clients respectifs. .
Par conséquent, vous devez considérer votre système informatique comme tout système d’entreprise nécessitant une protection. Envisagez d’installer des solutions antivirus et autres solutions de protection contre les logiciels malveillants de fournisseurs fiables et fiables. Avec cette forme de protection, tout logiciel malveillant susceptible d’attaquer votre système et de compromettre les documents ne pourra pas s’installer sur votre système.
- Installer un logiciel fiable
Les pigistes installent toujours des logiciels en fonction de la nature de la tâche qu’ils doivent effectuer. Le logiciel peut provenir d’un fournisseur fiable ou d’un revendeur tiers. Certains pigistes peuvent choisir de travailler avec des revendeurs tiers pour obtenir le logiciel à moindre coût ou ne rien payer du tout.
Bien qu’économiser de l’argent soit une bonne chose pour tout pigiste, car cela aide à maximiser les revenus, cela pourrait constituer un danger pour les documents stockés dans le système. Les pirates peuvent utiliser des logiciels peu fiables pour intercepter tout document que vous leur ajoutez, et ils peuvent voler ou manipuler vos données. Par conséquent, ne traitez qu’avec des fournisseurs fiables lors de l’achat et de l’installation de logiciels.
- Utiliser des connexions sécurisées
Public Wireless Fidelity (Wi-Fi) qui n’est ni sécurisé ni crypté peut constituer un bon point d’entrée pour les pirates informatiques pour voler des données et des documents de votre ordinateur. Par conséquent, vous devez cesser d’utiliser le Wi-Fi public dans les espaces publics tels que les hôtels et les parcs. Si vous vous trouvez dans des lieux publics et que vous devez vous connecter à Internet, utilisez plutôt votre point d’accès mobile ou votre modem.
En dehors de cela, votre Wi-Fi domestique doit être crypté ; pour empêcher les pirates d’intercepter les données envoyées via le Wi-Fi domestique. Vous devez également connaître le type de sites sur lesquels vous entrez vos informations. Le site doit avoir un certificat de sécurité valide qui permet à un site Web d’utiliser Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS), qui est plus sécurisé que le protocole de transfert hypertexte (HTTP).
- Verrouillez votre appareil lorsque vous êtes absent
Après avoir travaillé sur les données du client, vous pouvez laisser votre appareil ouvert même après les avoir stockées en toute sécurité. Le problème est que lorsque d’autres personnes accèdent à l’ordinateur, elles peuvent intentionnellement ou accidentellement faire des choses qui, autrement, mettraient l’appareil et les documents stockés en danger d’être piratés.
Vous devez toujours vous déconnecter ou éteindre l’appareil après l’avoir utilisé pour stocker et envoyer des documents. Il doit être protégé par un mot de passe afin que personne ne puisse accéder à votre appareil et le rendre vulnérable aux pirates.
Raisons pour lesquelles les pigistes devraient sécuriser les documents
Protéger les documents des clients ainsi que les informations que vous partagez avec eux vous aidera en tant que pigiste des manières suivantes :
Les clients vous demanderont vos informations de paiement via des formulaires ou manuellement. Si les formulaires ne sont pas protégés ou interceptés, ils sont susceptibles d’être altérés, ou vous enverrez des informations erronées. Cela signifie que vous perdrez vos paiements.
Attention à ne pas prendre de photos de vos cartes de crédit car certains attaquants peuvent se faire passer pour des clients et vous demander vos informations et les utiliser pour voler votre argent. Par conséquent, en sécurisant les documents et les informations, vous protégez votre entreprise.
- Construire une relation client
Lorsque les clients peuvent vous faire confiance avec leurs informations et documents et les garder en sécurité sans les partager avec d’autres personnes, vous établirez une relation solide avec eux. Ce sera important dans votre évaluation en tant que pigiste et également dans la fidélisation des clients.
- Empêcher les confusions de documents
Lorsque vous traitez avec de nombreux clients, vous risquez de les mélanger et d’envoyer le mauvais document à un client. Faire cela va endommager votre relation avec les clients et vous pouvez perdre certains clients. Sécuriser les documents dans différents dossiers vous aidera à identifier quels documents appartiennent à quel client, réduisant ainsi les confusions.
- Protéger la propriété intellectuelle
La création de documents pour un usage personnel ou leur envoi à un client fait partie de votre propriété intellectuelle. Cependant, si vous ne le sécurisez pas, il peut être volé par quelqu’un et publié ou utilisé ailleurs ; et passe comme un travail plagié lorsque vous essayez de l’utiliser à nouveau. Il prend tous vos efforts dans le drain. La sécurisation des documents empêchera quiconque de voler ou d’utiliser votre propriété intellectuelle sans votre permission.
Conclusion
La sécurité des documents fait partie du travail indépendant. Tous les pigistes devraient trouver des moyens différents, tels que ceux mentionnés ci-dessus. Lorsque vous parvenez à sécuriser les documents, plusieurs avantages incluent d’excellentes relations avec les clients et la protection de votre propriété intellectuelle. La sécurité des données est une priorité et les méthodes mises en œuvre.